Kennisbank : FAQ > Jaarwerk

Het Jaarwerk 2018 voor Incura Volwassenen GGZ is nu beschikbaar. Goed om te weten is dat Incura voortaan een helder onderscheid zal maken tussen de jaarwerk-functies voor de Volwassenen GGZ en de Jeugd GGZ.

Voor de juiste registratie van de afgelopen jaarovergang is het belangrijk dat u binnen Incura het jaarwerk uitvoert. Dit wordt stap-voor-stap aan u uitgelegd in de Handleiding Jaarwerk 2018 (zie onderaan deze pagina).

Het jaarwerk bestaat grofweg uit twee hoofdonderdelen:

  • de jaarwerkstappen in Incura Zorg (EPD)
  • de jaarovergang in de Incura Boekhouding

Zoals u in de handleiding kunt lezen, verloopt de jaarovergang in de boekhouding vrijwel automatisch. De overige jaarwerkstappen voor de Volwassenen GGZ kunt u vanaf dit moment afronden.

Het jaarwerk 2018 voor Incura Fysio, Logo, OT & Ergo is nu beschikbaar.
Voor de overgang naar het nieuwe jaar is het belangrijk dat u binnen Incura het jaarwerk uitvoert. Dit wordt stap-voor-stap aan u uitgelegd in de Handleiding Jaarwerk 2018 (zie onderaan deze pagina).

Het jaarwerk bestaat grofweg uit twee hoofdonderdelen:

  • de jaarwerkstappen in Incura Zorg (EPD)
  • het jaarwerk in de Incura Boekhouding

Het is belangrijk om straks eerst het jaarwerk binnen Incura Zorg uit te voeren en daarna verder te gaan met de boekhouding.

Zorgvergoeding
Voor de fysiotherapie en oefentherapie adviseren we om een contract af te sluiten met Zorgvergoeding. Heeft u nog geen contract voor 2018? Sluit deze dan af.

Uitgangspunt
De financiële administratie loopt in Incura per jaar. De vergoedingsruimte vanuit de aanvullende polissen wordt per jaar opnieuw vastgelegd. Voor ieder jaar dient u daarom nieuwe overeenkomsten aan te maken (dit gebeurt automatisch door middel van het doorlopen van de jaarwerkstappen later deze maand). De zorginhoudelijke administratie loopt niet per jaar. Episodes lopen gewoon door in het nieuwe jaar. U hoeft deze niet af te sluiten. Hier hoeft u in het geval van de jaarovergang dus geen wijzigingen in door te voeren.

Prestatiecodes
Voor fysiotherapie, oefentherapie en ergotherapie zijn er geen wijzigingen in de prestatiecodes ten opzichte van 2017. De nieuwe prestatiecodes voor logopedie zullen samen met het jaarwerk 2018 beschikbaar worden binnen Incura.

Boekhouding

  • Op 1 januari 2018 is automatisch een nieuw boekjaar (plank) aangemaakt met alle benodigde dagboeken (mappen). Er is geen specifieke handeling nodig om het nieuwe jaar in te richten of het oude jaar af te sluiten. Zodra u de boekhouding opent wordt het nieuwe boekjaar aangemaakt. Het is daarom noodzakelijk om de boekhouding een keer te openen voordat u facturen gaat aanmaken in 2018, of gaat crediteren. Zodra de bankmutaties in 2018 in de Dagboekbank verschijnen, kunt u deze gelijk gaan verwerken.
  • In de boekhouding bepaalt de factuurdatum het boekjaar waarin uw omzet wordt geboekt. Gaat u in januari de zittingen van december factureren? Zet dan de factuurdatum op 31-12-2017, zo komt de omzet in het juiste boekjaar.

Bij iedere jaarovergang is het van belang om te weten hoeveel behandelingen patiënten in het voorgaande jaar uit hun aanvullende pakket hebben besteed. Dit aantal kunt u in mindering brengen op het aanvullende pakket van het nieuwe jaar. Dit doet u door in het patiëntdossier te gaan naar Patiëntgegevens > Overeenkomsten > dubbelklikken op de overeenkomst uit het voorgaande jaar. Vul vervolgens bij 'Extern besteed' het aantal behandelingen in dat de patiënt in het voorgaande jaar uit zijn of haar aanvullende pakket heeft verbruikt.

Tip: Vanaf de 21e behandeling wordt tijdens de facturatie naar de basisverzekering gekeken. Indien de patiënt meer dan 20 behandelingen heeft besteed in het voorgaande jaar, kunt u daarom gewoon 20 invullen. 

Tijdens het doen van het jaarwerk kan bij de stap COV worden gemeld dat het limiet bij Fysiovergoeding is bereikt. Dit betekent dat de stap COV de volgende dag nog eens moet worden uitgevoerd, omdat het limiet dan weer op nul staat. Met de knop ‘Aanvullen ontbrekende gegevens 2014’ wordt het restant aangevuld. In sommige gevallen kan er daardoor een paar dagen overheen gaan voordat uw gehele patiëntenbestand is bijgewerkt op het verkrijgen van verzekeringspakketten.

Wanneer u tussentijds toch al wilt factureren, dan kan dit alleen voor de patiënten waarvoor de verzekeringspakketten zijn ingelezen en overeenkomsten zijn aangemaakt. U zou er dus voor kunnen kiezen om de stappen ‘Voorbereiden overeenkomsten’ en ‘Aanmaken overeenkomsten’ al af te ronden en de eerste facturatie op te starten.

Let op: Tijdens het factureren zullen er nu wel verhoudingsgewijs in ‘Stap 2: Controleren’ van de Facturatiewizard (veel) meer controlemeldingen verschijnen, welke dus slaan op de patiëntdossiers waarvoor de verzekeringspakketten niet zijn ingelezen en de overeenkomsten dus incompleet zijn. Devies is hier om de controlemeldingen te negeren, door te klikken met de knop ‘Volgende’ naar ‘Stap 3: Concepten’ en daar alléén de behandelingen te factureren die naar Vecozo gaan.

Vervolgens doorloopt u de volgende dag het jaarwerk vanaf stap COV opnieuw. U vult de resterende verzekeringspakketten aan met de knop ‘Aanvullen ontbreken gegevens 2014’ en draait de stappen ‘Voorbereiden overeenkomsten’ en ‘Aanmaken overeenkomsten’ opnieuw. U keert terug naar de Facturatiewizard waar het aantal controlemeldingen bij ‘Stap 2: Controleren’ al minder moet zijn (doordat er meer verzekeringspakketten zijn aangevuld).

Dit proces herhaalt u net zolang totdat bij het jaarwerk niet langer de knop ‘Aanvullen ontbreken gegevens 2014’ worden aangeboden.

Bij het klikken op Jaarwerk stap 2a 'Doorvoeren NZA tarieven', verschijnt niet de genoemde pop-up, maar verschijnt de foutmelding: 'Er is geen tarieflijst van debiteursoort Patient aanwezig'.

Verklaring / oplossing:
De tarieflijst 'NZA Tarieven Logopedie' heeft in dit geval geen 'debiteursoort'. Om nog onbekende reden kan deze eerder niet zijn aangegeven.

Deze kan alsnog worden aangevinkt via Stamgegevens > Financieel > Tarifering > Tarieflijstlijsten en doe het volgende: 

  1. Klik door naar de laatste pagina van dit overzicht met tarieflijsten totdat u de tarieflijst 'NZA Tarieven Logopedie' aantreft;
  2. Dubbelklik op die tarieflijst;
  3. Klik op de knop 'Wijzigen';
  4. Zet een vinkje achter 'Debiteursoort' bij 'Alle patiënten';
  5. Klik op de knop 'Bewaren';
  6. Keer terug naar stap 2a 'Doorvoeren NZA tarieven', de foutmelding verschijnt niet meer.