Kennisbank : FAQ > Facturen aanmaken / Factureren
   

In 4 stappen maak je een factuur voor een derde (een andere partij) aan:

  • Stap 1: Derde aanmaken onder Personen of Organisaties – de persoon of organisatie (derde) als ‘debiteur’ aanmaken
  • Stap 2: Te factureren prestatie opgeven – wat moet er worden gefactureerd? Dit geef je in de Agenda / het Behandeljournaal op als prestatiecode bij een behandeling
  • Stap 3: Overeenkomst aanpassen – aan de overeenkomst een specifieke overeenkomstregel toevoegen met de afwijkende debiteur
  • Stap 4: Factureren – de factuur kan aan de derde gefactureerd worden

Optioneel:

  • Afwijkende prestatiecode factureren – prestatiecodes factureren die niet op NZA tarieflijst staan
  • Afwijkend factuursjabloon instellen – indien wenselijk een apart factuursjabloon opstellen en koppelen aan deze debiteur

In de handleiding ‘Factureren aan derden’ worden al deze stappen en optionele mogelijkheden verder toegelicht.

U probeert middels de Facturatiewizard, stap 3 'Concepten', een conceptfactuur in beeld te krijgen door op 'Toon conceptfactuur' te klikken, maar al wat u krijgt te zien is dit:

Werkt u op dat moment met webbrowser Google Chrome? Dan wordt dit veroorzaakt door een bug in de versie van Chrome die u gebruikt. De PDF-reader waarmee de conceptfactuur in de webbrowser moet worden gebracht, slaagt er dan niet in om de gehele factuur in beeld te brengen. In plaats daarvan krijgt u enkel een scrollbalk rechts in beeld. 

Het moet dan toch mogelijk zijn om de factuur in beeld te krijgen door rechts de scrollbalk naar onderen te trekken:

Hierdoor kunt u de factuur wel bekijken, al is het wel alsof u door een 'brievenbus' aan het gluren bent. Om dit probleem op te lossen kunt u eigenlijk alleen uitwijken naar een andere webbrowser (zoals Firefox of Internet Explorer) of door op een nieuwe update van Google Chrome te wachten.

 

De foutmelding 'Niet geautoriseerd' wordt gegeven indien er wel een geldig certificaat wordt aangeboden, maar de aan het certificaat gekoppelde gebruiker niet voldoende autorisaties heeft.

Neem in dit geval contact op met VECOZO om de juiste (facturatie indien) autorisaties aan de gebruiker toe te kennen. 

 

tag factureren, vecozo, facturen aanmaken, stap 4

Wanneer u de BSN op de factuur naar de zorgverzekeraar vermeld ziet staan als ‘999999999’ dan duidt dit erop dat de BSN anoniem wordt aangeleverd.

Het wil dan niet zeggen dat de BSN in het patiëntdossier niet is ingevuld, maar vooral dat de wettelijke verplichte identiteitsvaststelling van de patiënt niet heeft plaatsgevonden. 

Lees hier meer over 'identiteitsvaststelling patiënt'

tags: 99999999, 9999999, 999, vergewissen, anonimiseren, anoniem, bsnnummer

Verzekeraars kunnen de betaling van facturen die te laat ingediend zijn, weigeren. Hoe voorkomt u dat dit gebeurt?

1. Het scherm ‘Factureren’ 1 keer openen
Als u meerdere Facturatie Wizards opent, kan er voor Incura onduidelijkheid ontstaan waardoor er mogelijk behandelingen blijven liggen. Sluit de vensters met de knop ‘Annuleren’ totdat u er 1 geopend heeft.
De Facturatie Wizard wordt geopend in een pop-up: een nieuw klein venster. Deze pop-up kunt u minimaliseren naar de hoek rechts onderin van uw scherm door op het minteken te klikken rechts boven in het pop-up scherm. De Facturatie Wizard is nu niet gesloten, u heeft hem enkel even uit beeld gehaald. Rechts onderin uw scherm blijft de Wizard zichtbaar. Klikt u erop, dan opent de pop-up weer.

2. Selecteer altijd de facturen van het hele jaar
Kies bij de te factureren periode altijd 01-01-jjjj tot vandaag. Zo mist u geen behandelingen die achteraf factureerbaar zijn geworden.

3. Stel zo weinig mogelijk filters in tijdens de facturatie
Als u alle behandelaars selecteert en geen filter op indienwijze instelt, ziet u de meeste resultaten, ook de eventuele fouten.

4. Melden niet-factureerbare regels
Vink in stap 1 van de Facturatie Wizard de optie ‘Melden niet-factureerbare regels’ aan. Wanneer u dit aanvinkt en op ‘Volgende’ klikt, worden in stap 2 alle behandelingen vermeld waarbij u bewust heeft aangegeven dat u ze niet in rekening wil brengen. Deze behandelingen kennen in het Behandeljournaal (tabblad ‘Administratief’) de status ‘Niet factureerbaar’ en worden daarom niet ter facturatie aangeboden.

5. Maak regelmatig een overzicht Behandelingen
Via Dashboard > Overzichten en statistieken maakt u een overzicht Behandelingen aan.
In dit overzicht kunt u de kolommen ‘Status facturatie’ en ‘Behandelstatus’ naar boven slepen, in het lichtgrijze gedeelte.

Als u de resultaten van de behandelingen met de status ‘Factureerbaar’ openklapt met het plusje, ziet u direct wat de status is van de behandelingen die nog niet gefactureerd zijn. Met het plusteken kunt u dit gedeelte ook openklappen, zodat u de nog te factureren behandelingen per patiënt ziet en ook kunt aanpassen waar nodig.


LET OP! Ook nadat alle behandelingen gefactureerd zijn, is het belangrijk om bij te houden of ze ook betaald worden.
Via Dashboard > Beheer facturen haalt u de actuele status op van facturen die u via VECOZO heeft ingediend met de knop 

Facturen met een paperclip met rood kruisje    moeten uitgezocht worden en eventueel gecrediteerd en opnieuw ingediend.

Indien deze optie staat aangevinkt dan worden de behandelingen die bewust op ‘Niet factureerbaar’ zijn gezet, tussen de controlemeldingen in stap 2 getoond. Zo krijgt u inzicht in de behandelingen waartoe is besloten deze niet in rekening te brengen. In stap 2 verschijnt de behandeling dan met de meldingtekst ‘Verrichting is niet factureerbaar’.

U kunt een behandeling op ‘Niet factureerbaar’ zetten door vanuit de Agenda met de rechtermuisklik op de afspraak te gaan staan > klik op ‘Openen’ > kopje ‘Prestaties’: dubbelklik op de prestatie > klik op de knop ‘Wijzigen’ > Status facturatie veranderen naar ‘Niet factureerbaar’ > klik op ‘Bewaren’.

Een factuur komt er in de Facturatie Wizard uit als een factuur naar de patiënt, maar deze had naar de zorgverzekeraar gemoeten. Waar kan dit aan liggen?

De meest voorkomende oorzaken waar dit aan kan liggen zijn:

  • Behandeling is verzuimd.
  • In het behandeljournaal staat bij deze behandeling op het tabblad ‘Administratie’ het vinkje aan bij ‘Eigen rekening’.
    Verklaring: indien dit niet bewust op ‘eigen rekening’ is gezet, dan komt dit vaak doordat er tijdens het crediteren van een rekening bij de laatste vraag van crediteren op ‘Ja’ is geklikt op de vraag: “Factuur als eigen rekening markeren”?
  • De overeenkomst werd eerder aangemaakt dan de COV heeft gedraaid. M.a.w.: de verzekeringspakketten zijn later opgehaald dan het moment dat de overeenkomst er was.
    Verklaring: de overeenkomst is een statisch onderdeel van het patiëntdossier. Dus wanneer de verzekeringsgegevens later worden opgehaald dan de overeenkomst werd gemaakt, dan worden de verzekeringenpakketten niet in de overeenkomst meegenomen.
    Oplossing: overeenkomst opnieuw aanmaken.

Bij het openen van conceptfacturen en het indienen ervan in Incura verschijnt niet de factuur in beeld, maar alleen een leeg scherm met een blokje. Er is wel de laatste versie van Adobe Acrobat Reader geïnstalleerd op de pc. Waarom opent Incura de factuur niet met PDF?

Antwoord:  Wanneer het openen met Adobe Acrobat Reader niet lukt, wordt geadviseerd om FoxitReader te installeren:
http://www.foxitsoftware.com/Secure_PDF_Reader/


NB: Het is noodzakelijk om na installatie de pc opnieuw op te starten.