Kennisbank : FAQ > Beheer facturen

Voor het crediteren van behandelingen is het goed om de volgende termen alvast te kennen:

Factuurdatum: elke factuur, debet of credit, heeft een 'factuurdatum' en dat is de datum waarop de omzet in de boekhouding geboekt gaat worden. Deze is instelbaar.
Indiendatum: elke factuur heeft ook een 'indiendatum' en dat is de datum en tijdstip dat u feitelijk de factuur indient. Deze datum is vanzelfsprekend niet aan te passen. 
Omzet: uw gewerkte uren x uw (het) tarief dat u rekent.
Debetfactuur: na het door u gedane werk, ontstaat uw vordering, de tegenprestatie, de verkoopfactuur aan uw relatie (verzekeraar, patiënt of organisatie).
Creditfactuur: het tegenovergestelde van een debet; plus wordt min.

Crediteren en opnieuw indienen van behandelingen met een jaarwissel ertussen
Voorbeeld: in 2019 crediteert u behandelingen die u in 2018 gegeven én gefactureerd heeft.

Als regel geldt dat de 'Creditfactuurdatum' van de creditfactuur dezelfde factuurdatum heeft als de oorspronkelijke debetfactuur.
LET OP: deze regel geldt tot het moment dat het vorige jaar boekhoudkundig is afgesloten (anders gezegd u heeft deze/de boekhouding ingeleverd en de jaarrekening wordt/is opgemaakt).

Als het boekjaar boekhoudkundig is afgesloten wordt de regel: de 'Creditfactuurdatum' ligt in het huidige jaar (of: als men achter loopt in het laatste nog niet afgesloten jaar). In principe dient u daarna de eerder gecrediteerde behandelingen gecorrigeerd opnieuw in en dat doet u door middel van een nieuwe debetfactuur.

Beantwoord dan voor u gaat factureren eerst de vraag "Is het vorig boekjaar boekhoudkundig afgesloten?"
Indien nee; dan maakt u de debetfactuur aan en dient u deze in met factuurdatum in vorig jaar
Indien ja; dan maakt u de debetfactuur aan en dient u deze in met factuurdatum in het huidig jaar.

Bovenstaand andersom gezegd: er wordt niet gemuteerd in een afgesloten boekjaar.

De factuur staat in ‘Beheer facturen’ als verwerkte factuur.

Als u het vinkje aanzet bij 'Toon ook verwerkte facturen’ en eventueel ook bij ‘Toon ook betaalde facturen’:



ziet u de factuur onder het tabblad Totaal of Overig:



Zie de bijlage "Crediteren handleiding" voor het stappenplan.

tags:corrigeer corrigeren creditfactuur meervoudig memoriaal credit

Het vinkje ‘Verwerkt’, die u bij iedere factuur onder Beheer facturen aantreft, kunt u zelf een eigen betekenis geven. Er hangt geen specifieke functionaliteit achter. Zo zou u, door deze vink aan te zetten, kunnen aangeven dat u de retourinformatie van de factuur hebt gelezen, maar u kunt het ook gebruiken om voor uzelf aan te geven dat u deze factuur heeft nagelopen en er geen vervolgactie op hoeft te worden genomen.

U kunt een factuur als 'Verwerkt' aanmerken door vanuit Beheer facturen te dubbelklikken op de factuur in het overzicht. Hierdoor wordt het detailscherm van de factuur geopend. Hier vinkt u het hokje ‘Verwerkt’ aan. Bewaren is niet nodig. Door op de knop ‘Terug’ te klikken wordt deze wijziging automatisch opgeslagen.

Het gerucht gaat de ronde dat het vinkje automatisch wordt aangevinkt wanneer de factuur in de boekhouding verwerkt is. Dit is echter niet het geval. Wat wel gebeurt als de factuur in de boekhouding wordt verwerkt, is dat het open bedrag op €0,00 komt te staan. Dit is dus een indicatie vanuit 'Beheer facturen' om te zien dat een factuur verwerkt is in de boekhouding.

Let op: het al dan niet aanwezig zijn van dit vinkje is niet verplicht. Het 'stuurt' immers niets.

In de meeste gevallen kan dit. U kunt via de factuur een ‘kopie nota’ oproepen. Vanuit Beheer facturen dubbelklikt u op de factuur in het overzicht. Hierdoor wordt het detailscherm van de factuur geopend. Midden in de oranje knoppenbalk vindt u het knopje ‘Factuurbestand’. Deze kunt u aanklikken indien de factuur de status ‘Ingediend’ heeft (zie daaronder ‘Status factuur’).

Let op: indien het op deze plaats eveneens niet lukt om de papieren nota uit te printen, dan kan er een probleem zijn met het sjabloon zelf. Via Stamgegevens > Correspondentie > Sjablonen kunt u dan onderzoeken wat daar de reden toe kan zijn.

Dit kan meerdere oorzaken hebben:

  • Bij het openen van Beheer facturen wordt de status Vecozo niet automatisch bijgewerkt. Dit is bewust gedaan. Hiermee wordt voorkomen dat de server bij Vecozo overbelast raakt. Door op de knop ‘Bijwerken Vecozo’ te klikken werkt u de status bij.
  • Is de service van Vecozo überhaupt beschikbaar? Er kan een storing of onderhoud zijn op Vecozo. Dit kan tot gevolg hebben dat de status Vecozo niet werd bijgewerkt. Advies is om even een dag te wachten en daarna nog eens bij te werken (zie eerste punt).
  • Controleer de ‘Status factuur’. Wellicht is de factuur nooit ingediend.. Door te dubbelklikken op de factuur komt u in het detailscherm terecht. Indien daar achter de ‘Status factuur’ geen ‘Ingediend’ staat, heeft de factuur uw systeem niet verlaten. Vecozo heeft de factuur dus niet ontvangen. Indien de status van de factuur ‘Definitief’ is, dan is hij nog niet aangeboden aan Vecozo. U vindt deze factuur terug in stap 4 van de Facturatiewizard. Ga naar Dashboard > Facturen aanmaken > pas de selecties in stap 1 zó aan dat de factuur in kwestie hier binnen valt en klik net zo vaak op de ‘Volgende’ tot u in stap 4 terecht komt. Dien de factuur alsnog in.

Vanuit Beheer facturen dubbelklikt u op de factuur in het overzicht. Hierdoor wordt het detailscherm van de factuur geopend. Onder het kopje ‘Vecozo’ vindt u het Vecozo ID.



Indien hier geen ID wordt weergeven kan dit de volgende redenen hebben:

  • De factuur is niet langs Vecozo gefactureerd.
  • De factuur is nog niet ingediend.
  • Tijdens het indienen is er een onderbreking opgetreden met Vecozo (denk aan onderhoud op Vecozo). Het Vecozo ID kon hierdoor niet aan de ingediende factuur worden weggeschreven.

Vanuit Beheer facturen dubbelklikt u op de creditfactuur in het overzicht. Hierdoor wordt het detailscherm van de creditfactuur geopend. Onder in beeld verschijnen de prestatieregels met de regels die zijn gecrediteerd. Wanneer u nu wilt herleiden welke oorspronkelijke factuur bij de creditfactuur hoort (deze heet de debetfactuur), klikt u op de knop ‘Gekoppelde facturen’. Deze knop vindt u in de knoppenbalk van de prestatieregels.

Een overzicht verschijnt met debet(oorspronkelijke)- en creditfacturen die aan elkaar zijn gekoppeld.