Kennisbank : FAQ > Stamgegevens
   

Wijzigt één of meerdere onderstaande onderdelen in uw praktijk?

  • AGB-code
  • KVK-nummer
  • VECOZO certificaat (andere wijzigingen dan een verlenging)
  • Adres
  • Bankrekeningnummer
  • BTW plichtig

Een aantal van deze wijzigingen wordt in onze database doorgevoerd en kunt u niet zelf aanpassen.

Voordat we de wijzigingen doorvoeren, moet eerst de facturatie met de oude AGB-code, het VECOZO certificaat en het KVK-nummer afgerond zijn.
Mogelijk dienen er ook nog facturen gecrediteerd en opnieuw ingediend te worden. Nadat dit gebeurd is en er niet meer gefactureerd hoeft te worden met de oude gegevens, kunt u bij ons aangeven dat de nieuwe gegevens doorgevoerd mogen worden. De nieuwe gegevens dienen wij schriftelijk, per e-mail te ontvangen op secretariaat@winbase.nl o.v.v. uw klantnummer.

Wanneer u een nieuw VECOZO certificaat gekregen heeft, kan deze gekoppeld worden nadat de gegevens binnen Incura aangepast zijn. In onze handleiding 'VECOZO certificaat en COV' staat beschreven hoe u dit kunt doen.  Of u kunt hiervoor telefonisch contact opnemen met Customer Support via 088 - 946 22 73.

Met de stamgegevens in Incura bedoelen we de NAW, telefoon en e-mail gegevens van uw praktijk en uw bevoegde medewerkers. Deze stamgegevens kunt u bekijken en eventueel bijwerken via:

Dashboard -> Stamgegevens –> Organisatie –> Medewerkers.

De stamgegevens worden door ons gebruikt om te controleren of we met een bevoegde medewerker te maken hebben die daadwerkelijk in uw praktijk werkzaam is. Belangrijke informatie dus die er voor zorgt dat wij uitsluitend onze dienstverlening aanbieden aan de juiste, bevoegde medewerkers. En voor ons beiden een groot voordeel dat we aan de hand van de juiste stamgegevens, direct kunnen zien met wie we te maken hebben. Dit zorgt voor een snelle en efficiënte dienstverlening van ons aan u.

Zowel van uzelf als van de huisartsen en verwijzers dient de AGB-code volledig te zijn ingevuld bij de zogeheten ‘Zorgverlenergegevens’, inclusief de subberoepsgroep. Respectievelijk treft u deze op de volgende plek in Incura aan:

  • Medewerker AGB-code Stamgegevens > Organisatie > Medewerkers > dubbelklikken op de naam van de betreffende medewerker
  • Huisartsen en verwijzers Stamgegevens > Relaties > Personen > dubbelklikken op de naam van de betreffende zorgverlener

In beide gevallen verschijnt er een detailscherm met onderin beeld het schermonderdeel ‘Zorgverlenergegevens’. Dubbelklik hier op de ingevulde AGB-code óf indien deze er niet staat de knop ‘Nieuw’.

De zorgverzekeraar verlangt van u dat u hier de onderstaande gegevens precies zo heeft ingevuld als gevonden kan worden op www.agbcode.nl 
De subberoepsgroep treft u op deze website aan op het tabblad ‘Kwalificaties’ van iedere zorgverlener. Voorbeeld: bij het inbrengen van een huisarts in Incura als ‘persoon’ wordt de subberoepsgroep standaard voorgesteld als ‘0100 – Niet nader gespecificeerd’. Op het tabblad ‘Kwalificaties’ van de website www.agbcode.nl kunt u achterhalen of deze huisarts bijvoorbeeld wel of niet apotheekhoudend is.

Let op: in geval van stagiaires, waarbij geldt dat er nog geen AGB-code bekend is, dient u een dummycode te gebruiken. Hiervoor registreert u de AGB bij zorgverlenergegevens als XX010000 (waarbij 'XX' uw AGB-discipline is, 03, 04, 05, 94...)

Relevante FAQ's

Om derden toe te voegen zoals medische specialisten, huisartsen, bedrijfsartsen et cetera, is het nodig om zorgverlenergegevens aan deze ‘Personen’ te koppelen om ervoor te zorgen dat u naderhand deze derden ook vanuit de patiëntdossiers kunt selecteren. Anders gezegd: u kunt geen personen in een patiëntdossier selecteren als deze geen zorgverlenergegevens heeft.

In de figuur hieronder is weergegeven hoe u zorgverlenergegevens kunt toevoegen door vanuit Personen onder ‘Zorgverlenergegevens’ op de knop ‘Nieuw’ te klikken.
(Personen zit onder Dashboard > Stamgegevens > Relaties > Personen)

Nu kunt u er echter tegenaan lopen dat het aantal AGB-groepen achter het label ‘Persoonlijke AGB code’ niet toereikend is. In dat geval zijn niet alle AGB-groepen bij u actief gezet. Bij oplevering van uw database worden niet standaard alle groepen actief uitgeleverd, omdat dit ellenlange selectielijsten in de hand zou werken.

U kunt deze AGB-groepen zelf actief zetten door vanuit het Dashboard te gaan naar Stamgegevens > Coderingen > AGB > Disciplines. Vervolgens verschijnt het scherm zoals getoond in onderstaande figuur.

Hier selecteert u de AGB discipline welke u mist bij Personen en klikt u op de knop ‘Actief/Inactief’. Nu komt er een vinkje bij deze discipline te staan in de kolom ‘Actief’ waardoor deze nu ook bij Personen selecteerbaar is.

In Incura wordt een strikt onderscheid gemaakt tussen praktijken en locaties.

De praktijk is de organisatie waarmee u bij het register van de Kamer van Koophandel bent ingeschreven. In Incura vindt u de praktijken terug via Stamgegevens > Organisaties > Praktijken. Hoeveel praktijken u moet opnemen in Incura hangt af van het aantal praktijken dat moet kunnen factureren. Iedere praktijk die dat vanuit Incura moet kunnen doen heeft een eigen praktijk-AGB.

Met locatie wordt de fysieke behandellocatie bedoeld. Te denken valt aan behandelen ‘op de praktijk’ en ‘aan huis’ of de verschillende bezoekadressen waarop uw praktijk gevestigd is. U kunt de locaties in Incura zelf definiëren en onderhouden via Stamgegevens > Organisaties > Locaties. U bent echter niet verplicht van de locaties gebruik te maken; het registreren van dossiers en de facturatie hangt niet van de locaties af. In de meeste gevallen zijn er bij het in gebruik nemen van uw Incura-database geen locaties meegeleverd(*). Het opnemen van locaties in Incura kan u helpen bij het draaien van overzichten om onderscheid te maken waar een patiënt behandeld is. In de overzichten ‘Behandelepisodes’ en ‘Spiegel informatie’ kunt u selecteren op locatie.

( * = locaties kunnen wel, indien van toepassing, zijn overgenomen tijdens de conversie vanuit een eerder pakket)