Nieuw verzekeringspakket verschijnt niet op overeenkomst (overeenkomst opknippen)

Soms lukt het niet meteen om een (nieuw) verzekeringspakket op een overeenkomst te laten verschijnen, zodra u een nieuwe overeenkomst aanmaakt. U bent ervan overtuigd dat dit verzekeringspakket de juiste vergoedingen bevat en de rekening bij de zorgverzekeraar terecht moet komen. In plaats daarvan ziet u na aanmaak van de overeenkomst echter alleen een overeenkomstregel van de patiënt of u ziet wel een ook overeenkomstregel voor de verzekeraar, maar het is niet de juiste. 

Wat kan dit veroorzaken?

Dit wordt bijna altijd(1) veroorzaakt door een verzekeringspakketwissel midden in het jaar. Om dit te controleren gaat u in het patiëntdossier het beste naar Patiëntgegevens > Verzekeringen. Incura laat u hier in eerste instantie altijd alleen de verzekeringspakketten zien die in elkaar vanaf vandaag geldig zijn. Alle pakketten die vóór vandaag een einddatum hebben ziet u dus niet meer, totdat u deze zichtbaar maakt. Incura baseert het aanmaken van overeenkomsten ook op dat principe. Om inactieve verzekeringspakketten in beeld te brengen haalt u het vinkje weg bij 'Alleen actieve verzekeringspakketten tonen'. 

Een erg gemene situatie waar u dus tegenaan kan lopen (en vaker voorkomt dan u wellicht vermoed) is dat een patiënt op 01-02-20xx op een nieuwe verzekeraar is overgestapt. Die 01-02-.. is gemakkelijk over het hoofd te zien(!)

Aannemelijk is vervolgens dat u nog behandelingen in rekening moet brengen over het stuk dat tussen 01-01-20xx en 31-02-20xx valt. 

Hoe maakt u het oude verzekeringspakket actief in de overeenkomst? 

De overeenkomst moet worden 'opgeknipt'. In feite dient u de overeenkomst zo te smeden dat één deel van de overeenkomst precies de oude verzekeringssituatie indekt en een tweede deel voor de verzekeringsperiode daarna. Om dat te doen gaat u in het patiëntdossier naar Patiëntgegevens > Overeenkomsten. In de situatie van 2 verzekeringspakketten waarbij de nieuwe op 01-02-20xx begint, beëindigt u de eerste overeenkomst op 31-01-20xx Dit was immers de laatste dag waarop de patiënt bij de voorgaande verzekeraar verzekerd was. Als resultaat heeft u nu één overeenkomst, geldig van 01-01-20xx t/m 31-02-20xx. Incura 'ziet' nu dat er geen overeenkomst bestaat voor de periode vanaf 01-02-20xx. Het enige wat u daarom nog hoeft te doen, is het aanmaken van een nieuwe overeenkomst door op de knop 'Nieuw' te klikken(2). Incura vult nu automatisch het gat op waarvoor nog geen overeenkomst bestond.

(1) = is dit toch niet bij uw patiënt van toepassing, dan is het beter om toch met Customer Support contact op te nemen, indien u de situatie zelf niet verholpen krijgt.

(2) = Let op: hier wordt nog wel eens de vergissing gemaakt om op de knop 'Nieuw' in een bestaande overeenkomst te klikken. Dit is niet de juiste plek. De juiste plek is: Patiëntgegevens > Overeenkomsten > knop 'Nieuw'.

Varianten op deze situatie:

• In plaats van een verzekeringswissel, kan het ook zijn dat de vergoedingen ophouden, maar dat u nog een rekening naar de verzekeraar wilt aanbieden over de periode dat de patiënt nog wél verzekerd was. De oplossing voor deze situatie is mogelijk iets pittiger; beëindig de overeenkomst op de einddatum van het verlopen verzekeringspakket. Probleem is nu dat we wel een beëindigde overeenkomst hebben, maar nog altijd niet het oude verzekeringspakket ergens hebben staan. Deze moet dus wel handmatig nog toegevoegd worden. U bereikt dit door de afgesloten overeenkomst te openen (dubbelklikken) en vervolgens wél op de knop 'Nieuw' onder in de overeenkomst te klikken om een nieuwe overeenkomstregel aan te maken. Er verschijnt nu een pop-up om het verzekeringspakket handmatig op te zoeken. 
• De patiënt is overleden, het verzekeringspakket verschijnt echter niet meer op de overeenkomst. Ook dit komt doordat bij het moment van aanmaken van de overeenkomst, het verzekeringspakket niet meer geldig was. Immers: de datum van overlijden en dus ook de einddatum van het verzekeringspakket ligt in het verleden. Ook in deze situatie beëindigt u de overeenkomst op de laatste dag van het verzekeringspakket en voegt u het verzekeringspakket met terugwerkende kracht handmatig via een overeenkomstregel toe.