Jaarwerk 2021 - Incura Logo, Fysio, Ergo & OT

Het jaarwerk 2021 is beschikbaar geworden voor Incura Logo, Fysio, Ergo en OT!

Voor de overgang naar het nieuwe jaar is het belangrijk dat u binnen Incura het jaarwerk uitvoert. Dit wordt stap-voor-stap uitgelegd in de Handleiding Jaarwerk 2021 onderaan deze pagina. Daarnaast kunt u ook de video opname van het jaarwerk webinar terugkijken. Deze video kunt u vinden onder Multimedia. 

• de jaarwerkstappen in Incura Zorg (EPD)
• het jaarwerk in de Incura Boekhouding

Het is belangrijk om straks eerst het jaarwerk binnen Incura Zorg uit te voeren en daarna verder te gaan met de boekhouding.

Zorgvergoeding
Voor de fysiotherapie en oefentherapie adviseren we om een contract af te sluiten met Zorgvergoeding. Heeft u nog geen contract voor 2021? Sluit deze dan af.

Zorgvergoeding heeft zoals elk jaar een daglimiet ingesteld voor het opvragen van de polisinformatie en het kan voorkomen dat u bij het jaarwerk de daglimiet bereikt. We adviseren om uitbehandelde patiënten af te sluiten zodat deze niet meegaan in de opvraging bij stap 3 in het jaarwerk. Wanneer u namelijk de daglimiet heeft bereikt, zult u pas de volgende dag de ontbrekende polisinformatie kunnen ophalen.

Via het overzicht ‘behandelepisodes’ kunt u een overzicht maken van alle actieve behandelepisodes en kunt u in het overzicht filteren op ‘laatste afspraak datum’. Aan deze datum kunt u veelal zien of u de behandelepisode kunt afsluiten.

Actuele zorgverzekeringsgegevens
In januari mogen patiënten nog steeds wisselen van zorgverzekeraar en/of verzekering en is VECOZO bezig met het updaten van de verzekeringsgegevens. Om zo weinig mogelijk declaraties terug te krijgen, adviseren we het jaarwerk pas begin februari uit te voeren en stap 3 tot en met 5 in maart te herhalen.

Uitgangspunt
De financiële administratie loopt in Incura per jaar. De vergoedingsruimte vanuit de aanvullende polissen wordt per jaar opnieuw vastgelegd. Voor ieder jaar dient u daarom nieuwe overeenkomsten aan te maken (dit gebeurt automatisch door middel van het doorlopen van de jaarwerkstappen). De zorginhoudelijke administratie loopt niet per jaar. Episodes lopen gewoon door in het nieuwe jaar. U hoeft deze niet af te sluiten. Hier hoeft u in het geval van de jaarovergang dus geen wijzigingen in door te voeren.

Achmea instellingen bij chronische patiënten (fysiotherapie, oefentherapie)
In 2021 hoeft Achmea de factuur voor de eerste 20 behandelingen niet meer te ontvangen. Als de patient aanvullend verzekerd is, gaat de factuur uiteraard wel naar de verzekeraar. De behandelingen tot de 21ste behandeling die niet vergoed worden, kunt u direct bij de patiënt in rekening brengen. Zodra de 21ste behandeling wordt bereikt, gaat de factuur naar de verzekeraar.
In stap 1 van het jaarwerk geeft u bij Achmea dus het volgende aan:
 

Handmatige controle op indicatiecodes met jaaroverstijgende limiet (CSI 010 t/m 017, 020 en 021)
Let op: Incura houdt géén rekening met indicatiecodes met een limiet die over meerdere kalenderjaren geteld moet worden (indicatiecodes 010 tot en met 017, 020 en 021). Een voorbeeld hiervan is de indicatiecode 011: deze wordt gebruikt bij Claudicatio Intermittens en heeft een limiet van 37 behandelingen over een periode van 12 maanden. Deze periode kan uiteraard over een jaargrens heen lopen.
De betreffende overeenkomsten vindt u met het overzicht ‘Overeenkomsten’ met peildatum 31-12-2020. Groepeer op indicatiecode en verifieer de overeenkomsten met een indicatiecode 010 t/m 017, 020 en 021. In deze overeenkomsten voor 2021 moet het ‘verbruik’ van 2020 van de limiet afgetrokken worden! De behandelingen die in 2020 op de indicatiecode zijn gefactureerd, vult u in bij ‘Aantal elders besteed’ in de details van de betreffende overeenkomstregel. In de Handleiding Jaarwerk 2021 (onderaan deze pagina) staat dit beschreven vanaf pagina 20.

Boekhouding
In de boekhouding bepaalt de factuurdatum het boekjaar waarin uw omzet wordt geboekt. Gaat u in januari de zittingen van december factureren? Zet dan de factuurdatum op 31-12-2020, zo komt de omzet in het juiste boekjaar.

-> Is uw Incura-omgeving gekoppeld aan een boekhouding in MUIS?
Jaarwisselingen in MUIS vergen geen extra acties.  U kunt gewoon factureren, mutaties inlezen en de bank boeken

-> Is uw Incura-omgeving gekoppeld aan een boekhouding in Intelly?
Op 1 januari 2021 wordt automatisch een nieuw boekjaar (plank) aangemaakt met alle benodigde dagboeken (mappen). Er is geen specifieke handeling nodig om het nieuwe jaar in te richten of het oude jaar af te sluiten.
Advies: ons advies voor de Intelly-boekhoudingen is om in het nieuwe jaar even op de boekhouding te klikken zodat het boekjaar ook daadwerkelijk wordt aangemaakt. Dat gebeurt zodra u de boekhouding opent. Doe dit een keer voordat u gaat facturen, of voordat u gaat crediteren. Zodra de bankmutaties in 2021 in de Dagboekbank verschijnen, kunt u deze gelijk gaan verwerken.